Guide-Planung

Guides für Stadtführungen einteilen, ohne jeden einzeln anzuschreiben

Aktualisiert am 31. Oktober 2026 von Ravid Efroni, Gründer von GuidePing (Guide-Anfragen per WhatsApp). Vergleiche mit anderen Tools bitte mit diesem Wissen lesen.

Wie Touren heute verteilt werden

Ein typischer Abend bei einem Anbieter von Stadtführungen in Wien, Berlin oder München: Über den Tag sind Buchungen von GetYourGuide, Viator und der eigenen Website hereingekommen. Für jede Tour muss ein Guide (in Österreich oft noch Fremdenführer genannt) mit der richtigen Sprache feststehen. Also schreiben Sie Guide für Guide an, warten, schreiben nach, und notieren irgendwo, wer zugesagt hat.

• Eine gelesene Nachricht ist noch keine Zusage. Ein blauer Haken sagt nicht, ob der Guide kommt.
• In einer großen WhatsApp-Gruppe gehen einzelne Touren unter, und zwei Guides sagen für dieselbe Tour zu.
• Wer nicht antwortet, fällt oft erst am Abend auf. Dann bleibt wenig Zeit für Ersatz.
• Eine Zeitänderung oder Stornierung muss jemand dem richtigen Guide weitersagen.

Welche Tools es für die Guide-Planung gibt

Auf dem deutschsprachigen Markt gibt es mehrere Systeme für Führungen. Sie sind gut für den Zweck, für den sie gebaut sind, aber dieser Zweck ist meist ein Museum oder eine Tourist-Info mit festem Guide-Pool, nicht ein privater Anbieter mit Buchungen von Online-Plattformen.

Laut den Seiten der Anbieter: go~mus schickt Anfragen per E-Mail mit Links zum Annehmen oder Ablehnen (go~mus), click-around arbeitet mit Guide-Login und Ampelsystem (click-around). TourDash und Partners by Elevate raten ausdrücklich davon ab, Guides über WhatsApp zu koordinieren, und holen sie in die eigene App oder den eigenen Bereich (TourDash, Partners). Die deutsche Adresse von TourDash zeigt die englische Seite.

Guides per WhatsApp einteilen, aber mit Regeln

WhatsApp ist nicht das Problem. Ihre Guides lesen es sofort und antworten dort. Das Problem ist das Nachfassen. GuidePing übernimmt genau diesen Teil:

1. 01Sie leiten Ihre Buchungsmails mit einer Regel in Gmail oder Outlook an Ihre GuidePing-Adresse weiter. Neue Buchungen, Änderungen und Stornierungen werden gelesen.
2. 02Jede Tour geht als einzelne WhatsApp-Nachricht an einen passenden Guide: richtige Sprache, für die Tour freigegeben, an dem Tag frei, keine Überschneidung.
3. 03Der Guide antwortet in eigenen Worten, zum Beispiel „Ja, passt“ oder „Morgen kann ich nicht“. Eine Zusage wird gebucht, eine Absage geht an den nächsten Guide.
4. 04Antworten mit Bedingung („Ja, wenn ich um 12 fertig bin“) und Rückfragen werden nie automatisch gebucht. Sie kommen zu Ihnen.
5. 05Um 18:00 (einstellbar) bekommen Sie eine Nachricht: Alle Touren für morgen sind bestätigt, oder welche Tour Sie noch braucht.

Welche Regeln Sie festlegen

• Ein Guide nach dem anderen, oder mehrere gleichzeitig, und die erste Zusage gewinnt.
• Wie lange ein Guide Zeit hat zu antworten, mit einer kürzeren Frist, wenn die Tour in weniger als 24 Stunden beginnt.
• Was keine Antwort bedeutet: nächster Guide, oder es zählt als Zusage (der Guide wird informiert und kann mit NEIN absagen).
• Gäste pro Guide: darüber wird ein zweiter Guide gefragt, oder nie mehr als einer.
• Touren pro Guide und Tag, und wie viele Stunden vor Beginn nicht mehr gefragt wird. Dann bekommen Sie eine Nachricht.
• Reihenfolge der Guides pro Tour, feste freie Wochentage und einzelne freie Tage.

Die Regeln gelten für die ganze Firma und lassen sich pro Tour ändern, zum Beispiel für eine lange Tagestour mit eigener Frist. Wird eine Tour zeitlich verschoben, bestätigt der Guide die neue Zeit. Bei einer Stornierung wird der Guide freigegeben.

Was Ihre Guides davon merken

Wenig. Sie bekommen eine Nachricht mit Firmenname, Datum, Uhrzeit, Tour, Sprache und Gästezahl und antworten wie bisher. Nach der Zusage kommt ein Link zum Kalender. Es gibt kein Konto, keine App und kein Passwort. Die Oberfläche und die Nachrichten sind derzeit auf Englisch, Deutsch auf Anfrage. Antworten können in jeder Sprache kommen.

Wenn ein Guide kurzfristig absagt, finden Sie das Vorgehen auf der Seite Guide sagt kurzfristig ab. Wie Buchungen von GetYourGuide bei Ihren Guides ankommen, steht unter GetYourGuide-Buchungen an Guides verteilen.

Fragen

Quellen

1. 1go~mus: Guideverwaltung, gelesen am 31. Oktober 2026
2. 2click-around TOURS: Tour guides, gelesen am 31. Oktober 2026
3. 3softguide: MICE-Pilot, gelesen am 31. Oktober 2026
4. 4TourDash: deutsche Adresse liefert die englische Seite, gelesen am 31. Oktober 2026
5. 5TourDash: Guide scheduling, gelesen am 31. Oktober 2026
6. 6Partners by Elevate: Startseite und Sprachen, gelesen am 31. Oktober 2026
7. 7Partners by Elevate: Partners vs WhatsApp, gelesen am 31. Oktober 2026
8. 8Bókun Helpdesk: Resource management, gelesen am 31. Oktober 2026

Funktionen und Preise wie vom jeweiligen Anbieter am angegebenen Tag veröffentlicht. Vor einer Entscheidung beim Anbieter prüfen.

Weitere Seiten

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